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向联合国地名标准化会议提交文件指南

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1.会议官方语言是阿拉伯语、汉语、英语、法语、俄语和西班牙语。英语、法语和西班牙语是会议工作语言。因为会议文件翻译和复制的条件有限,要求各国政府在不迟于会议开幕前两个月向联合国秘书处提交按会议议程各议项准备的文件,每份文件应一式两份(其中一份用一种工作语言)。

2.一份文件必须用双倍行距打印,包括脚注和引文,以适于会议之后发表技术论文的技术要求。另一份文件必须用单倍行距打印,用于会上胶版复制并分发。手稿的所有纸张必须统一规格(最好用A4纸),页码数要相连。手稿只能单面打印,纸的四边至少留一吋空白。

3.文中第一次出现首字母组合词和缩略语时,必须完全拼写出来。当一定数量的首字母组合词和缩略语出现在文件中时,必须在文件开头处列出并全部解释。文章长度适中,不能超过用双倍行距打印的二十页纸。提交正式发表的每份文件都应附上基本要点的摘要,限制在一张打印纸之内。文件按收到的文件语言分发(英语、法语和西班牙语)。摘要将被翻译成其它语言分发。

4.根据第五届联合国地名标准化会议第7号决议,要求各国政府依照下列指南起草本国的国家报告,汇报自第五届联合国地名标准化会议以来本国地名标准化进展情况,国家报告应包括下列内容:

1)在一页纸内概括出讨论主题;

2)背景资料或历史梗概(仅由以前会议上没有提供国家报告的国家提供);

3)关于目的和国家项目的讨论;

4)关于报告期间出现的问题、解决方法和成就的讨论;

5)结论和建议。

5.报告可以按年代顺序排列,并细分为不同的项目国的不同地区。对其它议程中的项目不必过多涉及。

6.为了方便和加快复制文件内可能有的网目版,图表和其它黑白插图,每份图要提交两份复印件,附上说明。寄到下面地址:Cartography UnitDepartment of Technical Cooperation for DevelopmentUnited NationsNew YorkNY10017。一份复印件提交给联合国秘书处以便最后出版所提交的技术报告,并将另一份复印件迅速复制以供会议使用。

7.要求各国政府将每张多色图表复印三千份送到上述地址,以收入会议文件汇编,因为联合国不可能复制这些图表。另外,各国政府还应送到250份给会议秘书处以便会议期间分发。每张彩图共印3250份(包括地图)。

8.会议的文件汇编将以两卷文献形式发表,第一卷是会议报告;第二卷是技术报告。第—卷用英语、法语和西班牙语发表。根据联合国有关文件规定,第二卷每篇报告用提交的原文形式发表(也就是英语、法语或西班牙语中的一种)。各报告的前面有一篇译成其它几种语言的摘要。

9.有的国家可能希望会议秘书处将文件作为信息资料发表,在会议地点就能收到。为了满足分发的需求,至少需要300份复印件。这种文件不能在会议后期复制


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